เมื่อยอดขายเริ่มเติบโต เจ้าของธุรกิจควรตรวจสอบเรื่องภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ VAT ควบคู่ไปกับการดูรายรับรายจ่าย เพราะการจดทะเบียนมีทั้งเงื่อนไขและกำหนดเวลา การเตรียมข้อมูลไว้ตั้งแต่ต้นช่วยให้ร้านค้าและธุรกิจบริการในประเทศไทยปรับระบบเอกสารได้ทันเมื่อถึงเกณฑ์

ตรวจสอบประเภทกิจการก่อนดูยอดรายรับ

โดยหลัก ผู้ประกอบกิจการขายสินค้าหรือให้บริการที่อยู่ในบังคับ VAT และมีรายรับเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ต้องยื่นคำขอจดทะเบียนภายใน 30 วันนับแต่วันที่รายรับเกินเกณฑ์ ตัวเลขนี้เป็นเกณฑ์รายรับ จึงไม่ควรนำกำไรหลังหักค่าใช้จ่ายมาใช้แทนในการติดตามยอด ตามหลักเกณฑ์ผู้มีหน้าที่จดทะเบียนของกรมสรรพากร

อย่างไรก็ตาม กิจการขายสินค้าหรือให้บริการที่ได้รับยกเว้น VAT ตามกฎหมายมีเงื่อนไขต่างออกไป จึงควรตรวจสอบประเภทกิจการก่อนตัดสินใจ หากธุรกิจมีรายรับหลายประเภท ควรให้ผู้ทำบัญชีช่วยแยกแต่ละประเภทอย่างชัดเจน ดูข้อมูลเรื่องผู้ประกอบกิจการที่ไม่ต้องจดทะเบียน VAT ประกอบ

รวมยอดขายจากทุกช่องทางให้เห็นภาพเดียวกัน

ร้านค้าที่ขายทั้งหน้าร้าน เว็บไซต์ และแพลตฟอร์มออนไลน์ควรจัดทำตารางรายรับรวมของกิจการ โดยแยกช่องทางไว้เพื่อกระทบยอด แทนการดูเฉพาะเงินที่เข้าบัญชีธนาคารบัญชีใดบัญชีหนึ่ง

ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มอาจโอนเงินให้หลังหักค่าธรรมเนียมแล้ว หากใช้ยอดโอนสุทธิเพียงอย่างเดียว เจ้าของร้านอาจมองไม่เห็นยอดขายก่อนหักค่าธรรมเนียม ควรเก็บรายงานยอดขาย รายการคืนสินค้า และรายละเอียดค่าธรรมเนียมไว้ให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบร่วมกัน

วิธีเริ่มต้นที่ทำได้ทันทีคือสรุปรายรับทุกเดือน พร้อมกำหนดผู้รับผิดชอบติดตามยอดสะสม เมื่อยอดเริ่มใกล้เกณฑ์ให้เพิ่มความถี่ในการตรวจสอบ เพื่อระบุวันที่รายรับเกินได้จากหลักฐานจริง

เตรียมข้อมูลและขั้นตอนทำงานล่วงหน้า

ก่อนยื่นคำขอ ควรรวบรวมข้อมูลผู้ประกอบการและสถานประกอบการ แล้วตรวจสอบรายการเอกสารล่าสุดตามช่องทางที่จะยื่นกับกรมสรรพากร สำหรับการทำงานภายใน สามารถเตรียมได้ดังนี้

  • ตรวจสอบชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่ใช้ในเอกสารของกิจการให้ตรงกัน
  • รวบรวมหลักฐานเกี่ยวกับสถานประกอบการไว้เป็นหมวดหมู่
  • ทบทวนโปรแกรมขายและระบบบัญชีว่ารองรับการแยกรายการภาษีได้หรือไม่
  • เตรียมแนวทางแจ้งราคาและเงื่อนไขการชำระเงินให้ลูกค้าเข้าใจตรงกัน
  • กำหนดผู้จัดเก็บเอกสารซื้อขายและผู้ส่งข้อมูลให้สำนักงานบัญชี

หลังจดทะเบียน ต้องดูแลอะไรบ้าง

ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่เรียกเก็บ VAT ออกใบกำกับภาษี จัดทำรายงานตามที่กฎหมายกำหนด และยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม รายละเอียดดูได้จากหน้าที่ของผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT

ในทางปฏิบัติ ควรวางรอบส่งเอกสารให้ผู้ทำบัญชีเป็นประจำ และตรวจสอบให้ยอดขายในระบบตรงกับเอกสารที่ออกให้ลูกค้า หากใช้หลายระบบ เช่น เครื่องขายหน้าร้านกับร้านค้าออนไลน์ ควรกำหนดวิธีรวบรวมข้อมูลให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มใช้งาน

การติดตามรายรับอย่างสม่ำเสมอ ช่วยให้ธุรกิจเตรียมจด VAT และปรับระบบเอกสารได้ทันเวลา

หากยังไม่แน่ใจว่ารายรับประเภทใดอยู่ในบังคับ VAT สามารถติดต่อทีมงาน J-IT Audit เพื่อช่วยตรวจสอบลักษณะกิจการและวางระบบบัญชีให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ