การจ่ายค่าบริการให้คู่ค้าเป็นงานประจำของหลายธุรกิจ แต่หากข้อมูลผู้รับเงินหรือหลักฐานการจ่ายไม่ครบ ผู้ทำบัญชีอาจต้องย้อนกลับมาขอเอกสารเพิ่มเติม การวางขั้นตอนตรวจสอบก่อนโอนเงินจึงช่วยลดงานแก้ไขเรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่ายได้ตั้งแต่ต้น
เข้าใจหน้าที่ของผู้จ่ายเงิน
ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเป็นการจัดเก็บภาษีเงินได้ล่วงหน้า เมื่อเข้าเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด ผู้จ่ายเงินต้องหักภาษีจากเงินที่จ่ายให้ผู้รับ แล้วนำส่งกรมสรรพากร ตามคำอธิบายเรื่องภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย
ก่อนจ่ายเงิน ควรให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบประเภทเงินได้ สถานะของผู้จ่ายและผู้รับ รวมถึงเงื่อนไขของรายการนั้น เพื่อเลือกอัตราและแบบนำส่งที่เหมาะสม ข้อมูลที่ครบตั้งแต่แรกช่วยให้ตรวจสอบได้รวดเร็วขึ้น โดยเฉพาะเมื่อเริ่มทำธุรกิจกับคู่ค้ารายใหม่
ขอข้อมูลคู่ค้าก่อนถึงวันชำระเงิน
ควรสร้างข้อมูลคู่ค้ากลางที่ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายการเงิน และผู้ทำบัญชีใช้ร่วมกัน โดยตรวจสอบกับเอกสารของคู่ค้าและเก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงาน
- ชื่อผู้รับเงินหรือชื่อนิติบุคคลตามเอกสาร
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและที่อยู่
- สถานะว่าเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล
- สัญญา ใบเสนอราคา หรือเอกสารที่อธิบายขอบเขตงาน
- ใบแจ้งหนี้และข้อมูลติดต่อสำหรับติดตามเอกสาร
หากชื่อเจ้าของบัญชีที่รับโอนไม่ตรงกับคู่ค้า ควรตรวจสอบเหตุผลและเอกสารรองรับก่อนอนุมัติการจ่าย เพื่อให้สามารถอธิบายธุรกรรมย้อนหลังได้
ผูกเอกสารแต่ละรายการเข้าด้วยกัน
กำหนดเลขอ้างอิงการจ่ายเงินหนึ่งรายการ แล้วใช้เชื่อมสัญญา ใบแจ้งหนี้ หลักฐานโอน และหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายเข้าด้วยกัน ในตารางติดตามควรแยกยอดตามเอกสาร จำนวนภาษีที่หัก และยอดโอนสุทธิให้เห็นชัดเจน
ตัวอย่างเช่น เมื่อบริษัทจ่ายค่าบริการออกแบบ ควรเก็บรายละเอียดงานและใบแจ้งหนี้ไว้คู่กับหลักฐานโอน หากแบ่งจ่ายหลายงวด ให้ระบุว่ายอดแต่ละครั้งอ้างอิงงวดใดของสัญญา เพื่อให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบรายการจ่ายและรายการหักภาษีได้ตรงกัน
ออกและตรวจสอบหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือที่เรียกกันว่าใบ 50 ทวิ เป็นเอกสารสำคัญสำหรับผู้ถูกหักภาษี กำหนดเวลาออกเอกสารแตกต่างกันตามกรณี เช่น เงินเดือนและเงินได้บางประเภทมีหลักเกณฑ์ต่างกัน จึงควรตรวจสอบมาตรา 50 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร ให้ตรงกับรายการที่จ่าย
ก่อนส่งเอกสารให้คู่ค้า ให้ตรวจทานชื่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี วันที่จ่าย ประเภทเงินได้ จำนวนเงิน และจำนวนภาษีที่หัก พร้อมจัดเก็บสำเนาและบันทึกวันที่ส่งเอกสาร หากธุรกิจใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ ควรกำหนดวิธีค้นคืนเอกสารให้ผู้รับผิดชอบเข้าถึงได้สะดวก
ตรวจความครบถ้วนก่อนส่งให้ผู้ทำบัญชี
เมื่อถึงรอบส่งเอกสาร ควรเทียบรายการจ่ายจากธนาคารกับตารางติดตาม แล้วตรวจว่ารายการที่ต้องหักภาษีมีข้อมูลและเอกสารครบหรือไม่ แยกรายการที่ยังรอคำตอบจากคู่ค้าไว้เพื่อให้เห็นงานค้างอย่างชัดเจน
หลังยื่นแบบและนำส่งภาษี ให้จัดเก็บหลักฐานการยื่นและการชำระไว้ในเดือนเดียวกับชุดเอกสารที่เกี่ยวข้อง พร้อมทบทวนกำหนดเวลาตามแบบและช่องทางที่ใช้ยื่นกับผู้ทำบัญชี วิธีนี้ช่วยให้ค้นข้อมูลได้ง่ายเมื่อคู่ค้าสอบถามหรือเมื่อต้องตรวจสอบบัญชี
เอกสารที่เชื่อมโยงกันตั้งแต่วันจ่ายเงิน ช่วยลดงานติดตามและทำให้ตรวจสอบภาษีหัก ณ ที่จ่ายได้ง่ายขึ้น
ธุรกิจที่ต้องการจัดระเบียบเอกสารและกำหนดรอบส่งงานบัญชี สามารถติดต่อทีมงาน J-IT Audit เพื่อวางขั้นตอนที่เหมาะกับจำนวนธุรกรรมและทีมงานของกิจการ
